jenis jenis surat

JENIS-JENIS SURAT

A.            Penggolongan Surat Berdasarkan Sifatnya

1.      Surat Pribadi, dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu:

a.       Surat pribadi yang sifatnya setengah resmi, misalnya surat lamaran pekerjaan

b.      Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan.

2.      Surat Dinas,Surat Dinas Swasta yaitu surat ayang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili suatu badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta

3.      Surat Sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat lainnyayang sifatnya bukan mencari keuntungan.

4.      Surat Niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan , niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau operdagangan.

B.             Penggolongan Surat Menurut Wujudnya

1.      Surat Biasa

Adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, dan pengirimannya tidak pada kesmpatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat. Contoh

a)      Sarat perkenalan

b)      Surat keluarga

c)      Surat ucapan selamat

2.      Surat Memo (Memorandum)

Adalah surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis dilingkunan kantor atau organisasi itu sendiri dan sifatnya formal. Isi memo tidak lebih dari 10 baris, dan ukuran kertas yang umum digunakan untuk membuat memo yaitu octavo atau A5.

3.      Surat Telegram atau Surat Kawat

Telegaram berarti pemindahan tulisan dengan bantuan pesawat telegraf dalam jarak jauh. Cirri kebahsaan adalah kalimat singkat. Untuk telegram surat dinas pemerintah huruf yang di pakai huruf besar, sedangkan untuk telegram swasta semuanya menggunakan haruf kecil.

4.      Kartu Pos

Adalah segala macam surat yang ditulis diatas kertas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh Perum POSTEL. Ukuran kartu pos demikian terbatas sehingga dalam penulisan berita harus singkat dan tidak rahasia karena pengiriman kartu pos menggunakan sampul khusus.

C.              Pengglongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat

1.      Surat Sangat Rahasia

Adalah surat yang berisi dokumen pentingyang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Cara pengiriman surat sangat rahasia, berbeda dengan pengiriman surat biasa.

a)      Surat dikirim dengan menggunakan tiga sampul

b)      Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat lengkap dan masing-masing di lem. Penulisan alamta tersebut dilengkapi dengan u.p (untuk perhatian) dan nama pejabat yang langsung menerima surat tersebut dan masing-masing sampul ditulis dengan kode SANGAT RAHASIA

c)      Sampul ketiga hanya ditulis dengan alamat seperti suart biasa, tidak diberi kode dan tidak di lem. Maksudnya agar tidak mengundang perhatian orang jahil untuk mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut.

2.      Surat Rahasia

Adalah surat yang berisi dokumen ringan hanya boleh diketahui satu atau beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi. Cara pengiriman:

a)      Pengirimannya menggunakan dua sampul

b)      Sampul pertama ditulis alamat lengkap dan diberi kode RAHASIA (RS) dan di lem.

c)      Sampul kedua hanya ditulis seperti surat biasa

Contohnya : surat dokumen kepada instansi setempat, laporan kondite seorang pejabat.

D.    Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya

1.      Surat Sangat Segera/Kilat

Adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. Surat ini harus di dahulukan dari surat-surat lainnya baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannaya.

2.      Surat Segera

Adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak sesegera surat kilat.

3.      Surat Biasa

Adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan.

E.     Penggolongan Surat Menurut Dinas Pos

1.      Surat Biasa

Ialah surat yang dikirimkan dengan menempel perangko yang termurah, seperti telah ditetapkan oleh PARPOSTEL.

2.      Surat Kilat

Ialah surat yang pemberangkatannya dan pengantarannya diutamakan dari surat biasa. Cara pengirimanya dapat dilakukan dengan hanya memeberi perangko yang telah ditentukan oleh Perum Pos dan Giro dan lebih mahal dari perangko surat biasa.

3.      Surat Kilat Khusus

Cara pengiriman Surat Kilat Khusus

a)      Surat yang akan dikirimkan diberikan kepada petugas pos.

b)      Surat didafatar dan di bayar langsung kepada petugas pos.

c)      Si pengirim surat diberi selembar bukti pengiriman yang disebu resi pos yang dapat digunakan untuk bahan bukti bila ada penyimpangan dalam pengiriman surat.

d)     Harga pengiriman/perangko lebih malah dari surat kilat.

e)      Memakai nomor monitoring yang sesuai dengan resi agar mudah memonitor, apakah suart sudah sampai atau belum.

4.      Surat Tercatat atau Terdaftar

Surat ini lebih baik lagi jaminannya dari kilat khusus karena pihak pos akan selalu memonitor pengiriman surat ini. Dan setiap waktu yang telah ditentukan ada pemberangkatannya.surat inipun mengunakan resi sebagai bukti bahwa surat sudah dikirim dan sudah diterima oleh penerima surat.